En este post nos centramos por completo en la formalización del encargo del certificado de eficiencia energética. Porque pensamos, desde nuestra experiencia, que cuando las cosas se hacen bien, luego no hay lugar a dudas y malentendidos. Os dejamos algunos consejos y también un modelo tipo de hoja de encargo para su descarga. Para que la puedas utilizar en tu día a día cuando te encarguen la realización del certificado energético. Confiamos en que os sea de utilidad.
Actualizado a 06-06-2023
Hemos actualizado la hoja de encargo y ahora la puedes descargar desde AQUÍ. Incluye novedades como la opción de pagar con Bizum anotando el teléfono. Llévala siempre contigo y cierra la visita cumplimentando con el cliente la hoja de encargo
Si eres cliente ¡Solicita la hoja de encargo!
Y esto también es un aviso para los clientes que encargar el certificado energético. Desde certificadosenergeticos.com recomendamos siempre a quien encargue el certificado energético que solicite la hoja de encargo. Un documento imprescindible que en caso de cualquier incidencia permita al cliente ponerse en contacto con el técnico. Por lo tanto que incluya datos del certificador como nombre y apellidos, DNI y datos de contacto. Número de teléfono imprescindible, además de la dirección de correo electrónico
Si eres técnico certificador ¡No te olvides de llevar a la visita la hoja de encargo!
Si eres técnico competente para realizar certificados de eficiencia energética de edificios y de partes de edificios seguro que has vivido esto. Llega una solicitud de certificado de un cliente a tu bandeja de entrada. También puede ser que te llamen directamente. Así funciona en nuestra plataforma de certificadosenegeticos.com. Rápidamente respondes, ya que las primeras horas son importantes. Y después a esperar confirmación, si no cierras el encargo en ese mismo momento.
Generalmente los clientes suelen pedir un presupuesto a un sólo técnico. No obstante los hay que escriben a más de uno. EL motivo puede ser por comparar precios o por si alguno no contesta. Sin embargo esta práctica a veces puede llevar a situaciones no deseadas. Por ejemplo, que el propio cliente no recuerde con que certificadores se ha puesto en contacto. Que confunda uno con otro. Las situaciones pueden ser variadas.
Formalizar el acuerdo mediante una hoja de encargo
Cada técnico tiene su manera de actuar. Nosotros desde nuestra experiencia adquirida recomendamos que cuanto mejor se hagan las cosas menos sorpresas nos llevaremos. Clientes diferentes hay como personas en este mundo. Nunca sabes cómo van a reaccionar y la picaresca de otros nos puede jugar una mala pasada. Por eso nos hemos decidido a escribir este pequeño artículo donde pretendemos daros algunos consejos útiles y sobre todo que reflejen profesionalidad y seriedad en la manera de hacer.
El presupuesto
Dejar muy claro al cliente mediante un presupuesto y por escrito qué tareas incluye el trabajo del certificado y el importe desglosado:
Tareas
- Visita para la toma de datos.
- Realización del certificado de eficiencia energética completo incluso con las medidas de mejora de la calificación (una, dos o las tres).
- Registro en delegación del propietario.
- Pago de la tasa de registro.
- Entrega del certificado registrado por el medio que sea: correo electrónico, correo ordinario, mensajero o personalmente por parte del técnico.
Coste
- Importe de honorarios técnicos por todas las tareas a realizar.
- Tasas a sumar al importe como por ejemplo, la de registro en el registro público.
- Impuestos: IVA si se factura a particulares o IVA y retención si se factura a otro profesional o empresa.
El visado colegial no es obligatorio a no ser que así lo solicite el cliente por el motivo que sea.
La cita para la toma de datos
Concretar el día y la hora para la toma de datos. Que el cliente sepa qué datos son necesarios para realizar el certificado energético teniendo en cuenta que es para la venta/alquiler de vivienda o local. Que no es una toma de datos exhaustiva sino más bien una inspección ocular y una toma de datos dentro de la lógica del alcance del trabajo. Pero eso sí, intentando recopilar la mayor cantidad de datos posibles al alcance. Medir, consultar, comprobar, fotografiar, solicitar documentación al cliente no cuesta nada.
Recordar la duración de la visita de manera aproximada y ser metódicos en la toma de datos resulta fundamental para generar confianza en el cliente. Nosotros no recomendamos más de una visita para este asunto a menos que sea por causas de fuerza mayor. El cliente lo agradecerá también.
La visita y la formalización del encargo
El día de la visita para la toma de datos puede ser un buen momento para aclarar dudas al cliente. Terminar de explicar el proceso. Cumplimentar el documento de delegación de trámite de registro si la gestión la delega el propietario en el certificador. Y por último cumplimentar una hoja de encargo que recoja el acuerdo entre las partes, si no se ha hecho todavía. Os aseguramos que os evitaréis sorpresas.
Generar confianza en el cliente, es fundamental, sobre todo cuando no entiende porqué hay que hacer el certificado energético y cuál es la finalidad del mismo. Actuar de forma profesional implica una serie de detalles como entregar una tarjeta de presentación, explicar el proceso y sobre todo cómo se le va a entregar el certificado. Y desde luego cumplimentar una hoja de encargo que incluya aspectos como:
– Nombre completo del propietario o persona que encarga el certificado, así como su nº DNI, domicilio.
– Nombre completo del técnico al que se le realiza el encargo y como mínimo nº de DNI y nº de colegiado.
– Tipo de encargo, en este caso elaboración del certificado de eficiencia energética.
– Tipo de inmueble a certificar y dirección.
– Si incluye o no delegación del trámite de registro.
– Medio de entrega: correo electrónico, correo ordinario, mensajería o en mano por el técnico.
– Importe total con impuestos y tasas y medio de pago: en efectivo, por transferencia bancaria indicando el IBAN o por Bizum indicando el número de teléfono.
– Si paga el 100% indicar la cantidad total, o si entrega una cantidad a cuenta, el importe correspondiente.
– Estipulaciones o condiciones a tener en cuenta en el proceso.
Modelo de hoja de encargo (descarga)
Desde certificadosenergeticos.com queremos hacer el trabajo diario más fácil a nuestros técnicos. Hemos elaborado por lo tanto, este modelo de hoja de encargo del certificado de eficiencia energética para que la puedas descargar y utilizar en tu día a día.
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Esta muy bien pensado, y es conveniente tener a mano un formulario de “hoja de encargo”. No obstante, en la Comunidad de Cataluña, (la Generalitat de Catalunya) se tramita un documeento en el que el propietraio da autorización al tecnico determinado para realizar el servicio. este documento, sería algo similar a estra hoja de encargo,
Muchas gracias y un saludo,
Jorge Rguez-Carreño
Gracias Jorge por tus comentarios. La hoja de encargo es un documento en el que se recogen las condiciones del acuerdo entre técnico y cliente en términos económicos. Un saludo!